Les 5 annexes comptables en copropriété : le guide pour (enfin) comprendre vos comptes
Chaque année, c'est le même rituel. Vous recevez votre convocation d'assemblée générale, accompagnée d'une liasse de tableaux remplis de chiffres. Les fameuses "annexes comptables". Vous les feuilletez, vous froncez les sourcils, vous les posez sur un coin de table... et vous les oubliez jusqu'à l'AG.
Si ça vous parle, rassurez-vous : vous n'êtes pas seul. Ces documents sont un mystère pour l'immense majorité des copropriétaires. Pourtant, ils racontent tout sur la santé financière de votre immeuble. Et surtout : leur absence peut complètement annuler les décisions votées en assemblée générale.
Pourquoi ces annexes sont obligatoires (et pourquoi ça vous concerne)
Depuis le 1er janvier 2007, le syndic doit impérativement joindre 5 annexes comptables à la convocation d'AG. C'est l'article 11 du décret du 17 mars 1967 qui l'impose, et le décret du 14 mars 2005 qui en définit le contenu. Il peut arriver que vous en ayez une sixième, qui représente la situation de chacun des copropriétaires vis à vis du syndicat. Si la l’annexe 6 n’est pas présente, elle doit se trouver sous le numéro 1 Bis.
L'enjeu est simple : si ces annexes ne sont pas jointes à la convocation, les décisions relatives à l'approbation des comptes peuvent être annulées par un tribunal. On parle bien de nullité judiciaire. Autrement dit, un copropriétaire mécontent pourrait contester l'AG et faire tomber toutes les résolutions financières.
C'est du sérieux. Alors autant comprendre ce qu'il y a dedans.
Les 5 annexes en un coup d'œil
Avant de plonger dans le détail, voici une vue d'ensemble :
| Annexe | Nom | Ce qu'elle montre |
|---|---|---|
| 1 | État financier après répartition | La trésorerie et la situation de chaque copropriétaire |
| 2 | Compte de gestion général | Les charges et produits de l'exercice vs le budget voté |
| 3 | Compte de gestion par clés | Les mêmes charges, ventilées par clé de répartition |
| 4 | Travaux clôturés | Le bilan des travaux terminés sur l'exercice |
| 5 | Travaux non clôturés | Le suivi des travaux votés mais pas encore finis |
| 6 | Situation des copropriétaires vise à vis du syndicat | Possible que ce soit déjà indiqué dans le 1 Bis |
Annexe 1 : Le bilan de santé de votre copropriété
L'annexe 1, c'est un peu le bilan sanguin de votre immeuble. Elle vous dit : "Voilà où en est la copropriété au dernier jour de l'exercice."
Ce qu'on y trouve
La trésorerie disponible : combien d'argent est sur le compte bancaire (compte 512), en caisse (compte 53), ou placé (compte 50). Si le solde bancaire est négatif, c'est qu'il y a un découvert. Mauvais signe.
Les provisions et avances : les sommes mises de côté pour les travaux futurs (compte 102), l'avance de trésorerie (compte 1031), le fonds de travaux ALUR (compte 105). Ce sont les réserves de la copropriété.
Les créances : ce que les copropriétaires doivent encore à la copropriété. Si ce montant est élevé, ça signifie des impayés importants.
Les dettes : ce que la copropriété doit aux fournisseurs, prestataires, etc.
Le point de contrôle essentiel
L'équation est simple : Trésorerie + Créances = Provisions + Dettes.
Si ça ne colle pas, il y a un problème. Et si les créances (impayés) explosent, la copropriété risque de ne plus pouvoir payer ses factures.
Annexe 2 : Budget prévu vs réalité
L'annexe 2 compare ce qui était prévu (le budget voté l'année précédente) avec ce qui s'est réellement passé.
Partie haute : les opérations courantes
On y retrouve toutes les charges de fonctionnement : entretien, électricité, eau, honoraires du syndic, assurance, etc. En face, les produits : principalement les appels de provisions.
L'objectif : voir si le budget était réaliste ou complètement à côté de la plaque.
Un budget réaliste ne veut pas dire que votre budget doit toujours être excédentaire de 20%, 30% … Un budget trop élevé appel trop de fonds aux copropriétaires pour forcément en rendre à la fin de l’année. De plus avoir des réserves intéressantes pourraient pousser à faire des choses qui n’étaient pas nécessaires. Enfin, les appels de fonds ne sont pas une réserves. En revanche, les avances de trésorerie sont des réserves en cas de difficulté ( impayé par exemple ).
Partie basse : les travaux exceptionnels
Ici figurent les travaux votés en AG (ravalement, toiture, ascenseur...) qui ont été clôturés sur l'exercice. On compare les dépenses réelles aux provisions appelées.
Ce qu'il faut surveiller
Un écart important entre budget et réalisé peut révéler :
- Une mauvaise anticipation des dépenses
- Des travaux imprévus
- Un syndic qui dépense sans prévenir
Si le réalisé dépasse systématiquement le prévu, le budget est sous-estimé. C'est un classique chez les syndics qui veulent "vendre" des charges basses.
Annexe 3 : Qui paie quoi ?
L'annexe 3 reprend exactement les mêmes charges que l'annexe 2, mais les ventile selon les clés de répartition du règlement de copropriété.
Pourquoi c'est important
En copropriété, tout le monde ne paie pas tout. Par exemple :
- Les charges d'ascenseur ne concernent que ceux qui l'utilisent
- Les charges d'eau peuvent être réparties selon les tantièmes ou les compteurs
- Les charges générales suivent les millièmes de parties communes
L'annexe 3 permet de vérifier que chaque copropriétaire paie bien sa part, et pas celle du voisin.
Le piège à éviter
Si votre règlement de copropriété prévoit 4 clés de répartition mais que l'annexe 3 n'en montre que 2, il y a un souci. Soit le syndic a simplifié (mal), soit des erreurs de répartition se cachent dans les comptes.
Annexe 4 : Les travaux terminés
L'annexe 4 ne concerne que les travaux et opérations exceptionnelles qui ont été clôturés pendant l'exercice.
Ce qu'on y trouve
Pour chaque opération terminée :
- Le montant voté en AG
- Le montant réellement dépensé
- Les provisions appelées
- Les subventions ou emprunts reçus
- Le solde (excédent ou insuffisance)
À quoi ça sert
Si le solde est positif, les copropriétaires ont trop payé : il faut leur rembourser ou créditer leur compte. Si le solde est négatif, il manque de l'argent : un appel de fonds complémentaire est nécessaire.
Point de vigilance
Le total de l'annexe 4 doit correspondre exactement à la partie basse de l'annexe 2. Si ce n'est pas le cas, quelque chose ne colle pas dans la comptabilité.
Annexe 5 : Les travaux en cours
L'annexe 5, c'est le tableau de bord des travaux votés mais pas encore terminés.
Ce qu'on y suit
- La date du vote et le montant voté
- Les provisions déjà appelées
- Les dépenses déjà engagées
- Le solde en attente
Pourquoi c'est stratégique
Certains travaux peuvent rester dans l'annexe 5 pendant des années. C'est normal pour un gros chantier. Mais si un ravalement voté il y a 5 ans n'a toujours pas démarré, il y a un problème de suivi.
Le conseil syndical doit surveiller cette annexe de près. C'est elle qui révèle les travaux "oubliés" ou les provisions qui dorment sans raison.
La règle d'or : tout doit concorder
Les 5 annexes ne sont pas indépendantes. Elles doivent s'articuler parfaitement :
- Le solde de l'annexe 1 = créances - dettes
- L'excédent/insuffisance de l'annexe 2 (partie haute) = celui de l'annexe 3
- Le total de l'annexe 4 = la partie basse de l'annexe 2
- Le solde de l'annexe 5 = le compte 12 de l'annexe 1
Tout écart inexpliqué est une anomalie. Si vous en repérez une, posez la question à votre syndic avant l'AG.
FAQ
Que se passe-t-il si les annexes ne sont pas jointes à la convocation ?
L'assemblée générale peut être contestée et les décisions relatives aux comptes annulées par un tribunal. C'est l'article 11 du décret du 17 mars 1967 qui prévoit cette nullité.
Mon syndic me dit que les annexes sont "conformes". Comment vérifier ?
Comparez les totaux entre annexes (voir la règle de concordance ci-dessus). Vérifiez aussi que le solde bancaire de l'annexe 1 correspond au relevé de compte.
Puis-je demander des explications sur une ligne que je ne comprends pas ?
Absolument. Chaque copropriétaire a le droit de consulter les pièces justificatives (factures, relevés) pendant au moins une journée avant l'AG. C'est l'article 18-1 de la loi de 1965.
L'annexe 4 est vide, c'est normal ?
Oui, si aucun travail exceptionnel n'a été clôturé sur l'exercice. Dans ce cas, tous les travaux en cours figurent dans l'annexe 5.
Les annexes sont-elles les mêmes pour toutes les copropriétés ?
Le format est imposé par le décret du 14 mars 2005. Tous les syndics doivent utiliser les mêmes modèles. Seules les petites copropriétés (moins de 10 lots et budget < 15 000 €) peuvent bénéficier d'une comptabilité simplifiée.
Vous avez des doutes sur la comptabilité de votre copropriété ?
Chez Beamô, on croit que la transparence n'est pas une option, c'est la base. On accompagne les petites copropriétés de l'Eure avec une gestion claire, des comptes lisibles et des annexes qu'on vous explique vraiment.
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