Comment changer de syndic ?

Tout d'abord, il est nécessaire d'indiquer que le changement de syndic doit se faire lors d'un vote en assemblée générale.

Et le mandat ( contrat ) du nouveau syndic que vous souhaitez proposer, doit se trouver dans la convocation de l'assemblée générale.

Il est donc nécessaire d'anticiper ce changement, bien en amont de la prochaine assemblée générale.

L'idéale, serait de pouvoir avoir ce nouveau mandat sous le coude pour la réunion de vérification des comptes.

Quand doit se dérouler la prochaine assemblée générale de copropriété ?

En effet, au-delà des délais légaux de convocation de l'assemblée, cette démarche de changement de syndic prend du temps.

Pour vous y retrouver plus facilement un plan en plusieurs étapes :

1. La préparation des éléments pour le(s) candidat(s) syndic(s)

A minima, le syndic candidat vous demandera la convocation ainsi que le procès-verbal de la dernière assemblée générale.

Cela lui permettra de voir :

• la dernière clôture de compte ( donc l'ensemble des informations comptable de la copropriété, comptes, travaux … )
• les derniers travaux envisagés votés
• les éventuels opposants récurrents
• la composition de la copropriété
• les contrats mis en place
• …

Il se peut également que le candidat voit dans la convocation, le mandat du syndic actuel et donc les conditions contractuelles de la copropriété ( nombre de prestations, amplitude, montant … )

Le syndic ne met pas son mandat sur l'extranet, ou puis-je le trouver ?

2. Les attentes du conseil syndical et de la copropriété

Afin de trouver un syndic qui répondra à vos attentes, il est nécessaire de les définir en amont.

Réunissez le conseil syndical, mettez à plat les projets de la copropriété et définissez vos attentes :

"Nous souhaitons un syndic réactif" → Cherchez un syndic composé d'un trinôme ( Comptable, Assistant et Gestionnaire ) ou un indépendant qui travail seul.

"Nous avons besoin d'un syndic qui peut être présent sur place" → Cherchez un syndic dans un rayon de 25-30 min de trajet max et évitez les syndics en ligne.

"Nous voulons un syndic qui gère tout" → Cherchez un syndic qui est gestionnaire et comptable.

"Nous avons essuyé trop de plâtre, on veut tout faire nous même" → Étudiez la possibilité d'élir un syndic bénévole

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3. La recherche de votre perle rare

Il faut maintenant s'attaquer à la recherche de votre futur syndic. Au-delà de vos attentes, demandez aux cabinets proches de chez vous. Aussi bien chez les indépendants que dans les groupes.

Une copropriété satisfaite par son syndic passe souvent par un bon gestionnaire qui n'est pas surchargé.

Peu importe la taille de la structure, demandez à rencontrer votre futur interlocuteur si le syndic compte plusieurs gestionnaires. Si la relation n'est pas bonne avec le gestionnaire qui vous est attribué après l'élection du nouveau syndic, demandez à en changer. Une dégradation de la relation entraîne souvent une dégradation de la copropriété.

Il est essentiel d'avoir un bon contact avec le futur syndic. Comme vous avez déjà pu le constater, changer de syndic prend du temps et de l'énergie.

Lors des échanges avec vos interlocuteurs, n'hésitez pas à demander :

• la charge de travail ( nombre lots / copropriétés ) du gestionnaire
• le turnover général de l'agence ( la profession de syndic subit un fort taux de turnover )

Une fois toutes les informations collectées et les propositions de mandats obtenues, réunissez à nouveau le conseil syndical pour faire un classement selon vos attentes et besoins et élisez votre champion.

Une fois l'élection faite, n'hésitez pas à établir une liste des griefs de votre syndic actuel, afin de motiver votre choix pour la prochaine étape.

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4. La communication

Pour que l'élection de votre nouveau syndic se déroule sans accrocs, il est nécessaire d'échanger avec l'ensemble des copropriétaires généralement présents en assemblée générale.

Évoquer avec eux votre projet et les raisons de ce changement afin qu'il vous accordent leur vote lors de la prochaine assemblée.

S'ils ne peuvent pas être présent lors de l'assemblée générale, assurez-vous qu'il vous donne leur pouvoir afin d'assurer le vote.

Il est également possible de voter ( entre la réception de la convocation et la date de l'assemblée générale ) en amont à l'aide d'un vote par correspondance.

Dans le cas ou votre copropriété est constituée majoritairement de copropriétaires résidents, faites du porte à porte, pour évoquer votre projet.

Vous l'avez compris, pour que votre projet se concrétise et que toute l'énergie accordé à ce projet ne soit pas gâchée, il va falloir en parler à tous les copropriétaires !

ATTENTION, il est probable que vous croisiez un copropriétaire convaincu par votre ancien syndic, soyez stratégique, ne lui en parlez pas.

5. L'officialisation

Une fois toutes ces étapes achevée, nous arrivons à la notification de votre volonté de présenter un / des concurrents à votre syndic actuel à la prochaine assemblée.

Pour cela, je vous conseil d'envoyer la proposition du nouveau syndic par courrier recommandé, ainsi, il ne pourra pas dire qu'il ne l'a pas reçu !

Que contient la proposition de syndic ?

Le timing est essentiel pour l'envoi de ce courrier. Si vous l'envoyez trop tard, vous serez bloqués. Aussi, n'hésitez pas à l'envoyer dès la réunion de vérification des comptes planifiée ou passée si ces deux dates sont assez éloignées.

C'est-à dire, si la réunion de vérification des comptes est prévue seulement un mois avant votre assemblée générale, envoyez votre recommandé avant cette réunion.

6. Bonus

Vous sentez que le vote sera tendu, compliqué, voire trop juste ?

Demandez à votre champion de faire une présentation de son agence lors de votre assemblée générale, cela achèvera de convaincre les derniers réticents.

D'ailleurs, n'hésitez pas à en amont de son passage à faire sortir votre syndic l'espace de quelques instants pour prendre la parole et évoquer votre projet de changement de syndic et la genèse de ce changement.

Votre syndic actuel refuse de sortir ? Tant pis, expliquer tout de même votre projet.

Conclusion

Une fois toutes ces actions menées et le vote en faveur de votre nouveau syndic acté, laissez la main à votre autre syndic pour reprendre la main.

Laissez-lui un peu de temps pour reprendre la copropriété, entre la reprise comptable, des contrats, des informations des copropriétaires, des travaux … Il peut s'écouler plusieurs jours voire quelques semaines.