Comptabilité en copropriété : tout comprendre sur les obligations du syndic
Votre syndic vous envoie des appels de fonds, encaisse vos paiements, règle les factures de l'immeuble. Mais derrière ces opérations apparemment simples se cache un cadre comptable très strict. Depuis la loi SRU de 2000 et son décret d'application de 2005, la comptabilité des copropriétés n'a plus rien d'artisanal.
Pourtant, beaucoup de copropriétaires ignorent les obligations de leur syndic. Et certains syndics en profitent pour prendre quelques libertés avec les règles. Ce guide vous explique tout ce que le syndic doit faire, et comment vérifier qu'il le fait vraiment.
D'où viennent ces règles ? Un peu d'histoire
Avant 2000, c'était un peu le Far West. Chaque syndic tenait ses comptes à sa manière, sans format commun. Certains utilisaient une simple comptabilité de trésorerie (je note les entrées et sorties d'argent), d'autres des méthodes plus élaborées. Comparer deux copropriétés était quasiment impossible.
Le tournant de 2000-2007
La loi Solidarité et Renouvellement Urbain (SRU) du 13 décembre 2000 a tout changé. Elle a imposé deux révolutions :
-
La comptabilité d'engagement : on enregistre les opérations dès qu'elles sont engagées juridiquement (facture reçue, contrat signé), pas quand l'argent est effectivement versé.
-
Un plan comptable spécifique : tous les syndics doivent utiliser la même nomenclature de comptes.
Le décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 a détaillé les règles. Et depuis le 1er janvier 2007, elles s'appliquent à toutes les copropriétés.
Les renforcements récents
Depuis, les lois ALUR (2014) et ELAN (2018) ont ajouté des couches de protection supplémentaires : compte bancaire séparé obligatoire, extranet copropriétaire, immatriculation au registre national... On y reviendra.
Les 6 obligations comptables fondamentales du syndic
1. Tenir une comptabilité d'engagement
C'est le principe de base. Contrairement à une comptabilité de trésorerie qui ne regarde que les mouvements bancaires, la comptabilité d'engagement enregistre les opérations dès leur fait générateur.
Exemple concret : le plombier intervient le 15 janvier et envoie sa facture le 20. En comptabilité d'engagement, la charge est enregistrée le 20 janvier (date de la facture), même si le paiement n'intervient que le 15 février.
Pourquoi c'est important ? Parce que ça donne une image fidèle de la situation financière à un instant T. Sans ça, une copropriété pourrait sembler en bonne santé simplement parce que les factures n'ont pas encore été payées.
Exception : les petites copropriétés (moins de 10 lots et budget moyen inférieur à 15 000 € sur 3 ans) peuvent opter pour une comptabilité de trésorerie simplifiée.
2. Utiliser le plan comptable spécifique
Le plan comptable des copropriétés n'est pas le plan comptable général des entreprises. Il est adapté aux spécificités de la copropriété et s'organise en 5 classes :
| Classe | Intitulé | Exemples de comptes |
|---|---|---|
| 1 | Capitaux, provisions, avances | 102 (provisions travaux), 105 (fonds travaux) |
| 4 | Tiers | 45 (copropriétaires), 40 (fournisseurs) |
| 5 | Comptes financiers | 512 (banque), 53 (caisse) |
| 6 | Charges | 60 à 62 (dépenses courantes et exceptionnelles) |
| 7 | Produits | 70 à 71 (appels de fonds, subventions) |
Point notable : pas de classe 2 (immobilisations) ni de classe 3 (stocks). Normal : la copropriété n'est pas une entreprise, elle ne possède pas les parties communes (ce sont les copropriétaires qui les possèdent indivisement).
3. Tenir deux documents comptables essentiels
Le livre journal : c'est le registre chronologique de toutes les opérations. Chaque écriture porte une date, un libellé clair, et une référence à la pièce justificative (facture n°X, relevé bancaire du XX/XX...).
Le grand livre : il regroupe les mêmes opérations, mais classées par compte. On peut ainsi voir d'un coup d'œil tous les mouvements du compte banque, ou toutes les factures du gardien.
Ces deux documents doivent être consultables par le conseil syndical à tout moment.
4. Éditer deux balances générales
Le syndic doit produire :
- Une balance selon la nomenclature comptable (par numéro de compte)
- Une balance selon les clés de répartition (par catégorie de charges)
Ces deux balances doivent concorder. Si ce n'est pas le cas, il y a une erreur de répartition quelque part.
5. Conserver les archives pendant 10 ans
Toutes les pièces justificatives (factures, relevés bancaires, contrats, devis...) doivent être conservées pendant au moins 10 ans. En cas de litige ou de contrôle, le syndic doit pouvoir justifier chaque écriture.
C'est aussi pour ça que le changement de syndic peut être compliqué : il faut transmettre toutes les archives, pas seulement les comptes.
6. Ouvrir un compte bancaire séparé
Depuis la loi ALUR de 2014, c'est l'obligation la plus visible. Chaque copropriété doit avoir son propre compte bancaire, ouvert au nom du syndicat des copropriétaires.
Pourquoi ? Pour éviter que le syndic mélange les fonds de plusieurs copropriétés (et s'approprie au passage les intérêts). Pour garantir une traçabilité totale.
Attention : même les syndics bénévoles sont concernés depuis les dernières évolutions législatives.
Ce que doit contenir chaque écriture comptable
Chaque opération enregistrée doit comprendre :
- La date de l'opération
- Le numéro du compte débité
- Le numéro du compte crédité
- Le montant
- Un libellé explicite
- La référence de la pièce justificative
C'est le principe de la partie double : chaque opération impacte deux comptes (un au débit, un au crédit), et le total des débits doit toujours égaler le total des crédits.
La ventilation des créances : 4 catégories obligatoires
L'article 10 du décret de 2005 impose que le syndic puisse détailler ce que doit chaque copropriétaire en 4 rubriques :
- Créances sur opérations courantes : les charges de fonctionnement ordinaires
- Créances sur travaux exceptionnels : les appels liés aux travaux votés
- Créances sur avances : l'avance de trésorerie, le fonds travaux
- Créances sur emprunts : si la copropriété a souscrit un emprunt collectif
Cette ventilation permet de savoir exactement pourquoi un copropriétaire est débiteur.
Les textes de référence
| Texte | Ce qu'il impose |
|---|---|
| Loi du 10 juillet 1965 (art. 18) | Pouvoirs et obligations générales du syndic |
| Loi SRU du 13 décembre 2000 | Comptabilité d'engagement obligatoire |
| Décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 | Règles détaillées de tenue des comptes |
| Arrêté du 14 mars 2005 | Nomenclature comptable et modèles d'annexes |
| Loi ALUR du 24 mars 2014 | Compte bancaire séparé obligatoire |
| Loi ELAN du 23 novembre 2018 | Extranet copropriétaire obligatoire |
Comment vérifier que votre syndic respecte ces obligations ?
1. Demandez le relevé du compte séparé
Le syndic doit pouvoir vous montrer que le compte bancaire est bien au nom du syndicat, pas à son nom propre. Vérifiez l'intitulé sur le relevé.
2. Contrôlez les annexes comptables
Les 5 annexes obligatoires doivent être jointes à la convocation d'AG. Si elles manquent, c'est déjà une infraction.
3. Comparez les chiffres
Le solde banque de l'annexe 1 doit correspondre au relevé bancaire à la date de clôture. Les totaux entre annexes doivent concorder.
4. Consultez les pièces justificatives
Vous avez le droit de les examiner au moins une journée par an avant l'AG (article 18-1 de la loi de 1965). Profitez-en.
FAQ
Toutes les copropriétés sont-elles soumises aux mêmes règles ?
Presque. Les petites copropriétés (moins de 10 lots, budget < 15 000 € en moyenne sur 3 ans) peuvent opter pour une comptabilité de trésorerie simplifiée. Mais les autres obligations (compte séparé, annexes...) restent applicables.
Mon syndic peut-il refuser de me montrer les comptes ?
Non. L'article 18-1 de la loi de 1965 garantit à chaque copropriétaire un droit de consultation des pièces comptables. Le syndic doit organiser au moins une journée de consultation par an.
Que faire si je constate des irrégularités ?
Signalez-les au conseil syndical, puis à l'assemblée générale. Vous pouvez refuser d'approuver les comptes. En cas de faute grave, le syndic peut voir sa responsabilité engagée.
Le syndic bénévole a-t-il les mêmes obligations ?
Oui. Le statut de bénévole n'exonère pas des obligations comptables. Compte séparé, annexes, comptabilité d'engagement : tout s'applique.
Combien de temps les archives doivent-elles être conservées ?
10 ans minimum pour les pièces justificatives. Et certaines archives (règlement de copropriété, PV d'AG) doivent être conservées indéfiniment.
Vous voulez un syndic qui joue vraiment la transparence ?
Chez Beamô, on ne se contente pas de respecter les obligations légales. On vous explique vos comptes, on répond à vos questions, et on vous donne accès à tout, tout le temps.
→ Découvrez notre approche
