Récemment, j'ai été sollicité par Monsieur DUPONT* qui m'a posé cette question : "Mon syndic de copropriété ne met pas son mandat en ligne, on pense qu'il le fait exprès pour ne pas que l'on puisse le mettre en concurrence. Comment faire pour mettre la main dessus ?"
Aujourd'hui, je ne vais pas vous faire l'affront de rappeler que la mise en ligne des documents sur l'extranet est obligatoire. Dans la réalité, tout n'est pas toujours rose en copropriété. Il peut s'agir d'un acte volontaire ou d'une simple omission.
Petit rappel avant de commencer : le mandat de syndic est d'une durée inférieure ou égale à 3 ans. Vous devrez donc potentiellement remonter sur les trois dernières années de documents de votre copropriété. Vous venez d'acheter ? Contactez votre conseil syndical, ils pourront vous aider !
Comment retrouver ce précieux document ?
Plusieurs pistes s'offrent à vous :
- La dernière convocation d'assemblée générale de réélection et son procès-verbal
- Le président du conseil syndical
- Les membres du conseil syndical
- Le président de la dernière assemblée générale de réélection
- Le travail d'enquête (registre des copropriétés + derniers comptes)
1. La dernière convocation d'assemblée générale
Votre syndic n'a peut-être pas mis à jour son mandat sur l'extranet, mais vous le retrouverez dans la convocation contenant sa réélection.
Généralement, le mandat est présent dans la convocation puisqu'il est généré automatiquement par le logiciel du syndic et annexé directement au document. Il vous faut donc parcourir au maximum les trois dernières convocations d'assemblée générale pour retrouver le dernier mandat mis à l'ordre du jour.
Où chercher ? Dans les annexes, après les annexes comptables de la copropriété. C'est généralement là qu'il se cache.
Bon à savoir : La convocation d'assemblée générale se découpe souvent de la façon suivante :
- Pouvoir et VPC
- Corps de la convocation
- Annexes comptables
- Mandat de syndic
- Annexes travaux
- Informations
Une fois trouvé, reprenez le procès-verbal de cette même assemblée générale pour confirmer que :
- Ce syndic a bien été élu
- Les honoraires votés correspondent à X € pour l'année
- La période du mandat est bien du X au X
Pourquoi vérifier dans le procès verbal ? Il est possible que lors de l'assemblée générale, les échanges aient menés à une modification du mandat. Vérifiez ces dernières grâce au procès verbal de la même assemblée générale.
Bon à savoir : Vous ne retrouverez pas de contrat signé en annexe du procès-verbal. En revanche, toutes ces informations figurent dans la résolution d'élection du syndic.
2. Le président du conseil syndical
Vous avez la chance d'avoir un président de conseil syndical actif ? Contactez-le ! En sa qualité de président, il possède peut-être :
- Le contrat définitif
- Une copie du contrat signé
- Un projet de contrat
Quoi qu'il arrive, cela vous permettra de vous orienter dans la bonne direction.
3. Le conseil syndical
Pas de président du conseil syndical ? Ce n'est pas grave. Contactez les membres du conseil syndical, ils auront probablement l'un des documents mentionnés ci-dessus.
Les membres du conseil syndical sont vos représentants et ont normalement accès à ces documents importants.
4. Le président de séance
Lorsqu'un syndic est élu en assemblée générale, le président de séance a pour mission de signer le nouveau mandat de syndic. Il existe donc deux cas de figure :
- Soit il l'a signé en fin de séance et en a reçu un exemplaire papier
- Soit il l'a signé électroniquement et dispose d'une copie numérique
Comment retrouver le président de séance ?
Le président de séance n'est pas toujours le président du conseil syndical. Reprenez le dernier procès-verbal dans lequel le syndic a été élu. À la première résolution, vous trouverez le nom de votre président de séance. Contactez-le et demandez-lui s'il dispose d'une copie de ce document.
5. Le travail d'enquête
Personne ne dispose de ce document et votre syndic a oublié toute mention sur l'extranet ? Il va falloir enquêter.
a. Le registre des copropriétés
Rendez-vous sur le registre des copropriétés pour retrouver votre immeuble. Une fois dessus, vous pourrez consulter les dates du dernier mandat.
Vous n'arrivez pas à retrouver votre copropriété sur le registre ? Taper le nom et l'adresse de votre copropriété sur Internet, vous y retrouverez des informations sur des sites privés.
Attention : si vous n'avez pas de chance, la date mentionnée peut être erronée ou obsolète. C'est une piste, pas une vérité absolue.
b. Les comptes de la copropriété
Rendez-vous sur votre extranet et cherchez la dernière convocation, ou remettez la main sur la convocation d'assemblée générale papier.
Une fois ce document entre vos mains :
- Allez voir dans les comptes de la copropriété (annexe 2 ou annexe 3, après le corps de la convocation)
- Cherchez la ligne "Rémunération syndic" ou "Honoraires"
- Vous aurez ainsi le montant des derniers honoraires de syndic votés
En croisant ces informations avec la date de la dernière assemblée générale de réélection, vous pourrez reconstituer les éléments essentiels du mandat.
En conclusion
Voilà, vous savez maintenant comment retrouver un mandat de syndic qui semble avoir disparu des radars ! Avec de la méthode et un peu de persévérance, vous devriez pouvoir remettre la main sur ce document crucial.
Malgré nos conseils, vous n'arrivez pas à retrouver ce document ? Contactez-nous directement, nous vous aiderons avec plaisir !
*nom fictif pour préserver l'anonymat
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