L'extranet copropriété : ce que vous devez savoir

Qu'est-ce qu'un extranet ?

Un extranet est l'espace en ligne personnel d'un copropriétaire, lui permettant d'accéder aux informations et documents relatifs à sa copropriété. On s'y rend principalement pour consulter les documents essentiels de l'immeuble.

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Que contient mon extranet ?

Le décret n°2019-502 du 23 mai 2019, pris dans le cadre de la loi ELAN de 2018, établit une liste de 9 types de documents auxquels tout copropriétaire doit avoir accès :

1. Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division et les éventuels modificatifs
2. La dernière fiche synthétique (issue du registre national des copropriétés)
3. Le carnet d'entretien (résumé des contrats et travaux importants de la copropriété)
4. Le(s) diagnostic(s) des parties communes
5. Le(s) contrat(s) d'assurance de l'immeuble souscrit par le syndic
6. Les contrats et marchés en cours signés par le syndic (à l'exclusion des contrats de travail)
7. Les contrats d'entretien des équipements communs
8. Les procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales
9. Le mandat de syndic en cours

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En tant que copropriétaire, quels documents me concernent personnellement ?

Le même décret, en son article 2, précise les éléments accessibles à chaque copropriétaire à titre individuel :

1. Le décompte individuel du copropriétaire
2. Le montant des charges payées sur les deux derniers exercices
3. Le montant du fonds travaux du copropriétaire
4. La liste des appels de fonds du copropriétaire

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Le conseil syndical a-t-il accès à davantage de documents ?

Oui. En sa qualité d'organe de contrôle de la gestion du syndic, le conseil syndical dispose d'un accès élargi aux documents suivants :

1. Balance et relevé général des comptes de la copropriété
2. Les relevés des comptes bancaires
3. Les assignations en justice délivrées au nom de la copropriété
4. La liste des copropriétaires établie par le syndic (données personnelles soumises au RGPD — leur utilisation est strictement encadrée)
5. Les pièces relatives au syndic : carte professionnelle, garantie financière, assurance

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L'extranet est-il obligatoire ?

Oui. La mise à disposition d'un extranet est obligatoire depuis le 1er juillet 2020, conformément à la loi ELAN. Cette obligation a été introduite progressivement selon la taille des copropriétés.

L'extranet doit être :

• Sécurisé, avec des identifiants personnels pour chaque copropriétaire
• Mis à jour régulièrement

Toutefois, si les copropriétaires ne souhaitent pas en bénéficier, il leur est possible de voter une dérogation à cette obligation en assemblée générale, par une résolution adoptée à la majorité de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965.

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Je vis dans une ASL : mon syndic dit que l'extranet n'est pas obligatoire. Est-ce exact ?

Oui, c'est exact. Même si vous partagez des espaces communs avec vos voisins — comme en copropriété —, les associations syndicales libres (ASL) ne sont pas soumises à cette obligation. En effet, elles ne relèvent pas de la loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété, mais de l'ordonnance du 1er juillet 2004. Leur fonctionnement est plus souple : elles n'ont notamment pas l'obligation de recourir à un syndic professionnel.